動画・音声・議事録AI

AIボイスレコーダーを会社で使う前に｜情シスに確認する7項目

※本サイトの記事にはアフィリエイト広告（PR）を含む場合があります

※本記事にはアフィリエイト広告（PR）を含みます。

AIボイスレコーダーを買ってから「会社のルールで使えなかった」となる例は珍しくありません。録音はいったん本体に入っても、文字起こしと要約はクラウドで処理されるためです。

結論として、買う前に情報システム部門（情シス）か上長へ7項目を確認すれば、使えないリスクはほぼ事前に潰せます。 中心になるのは「データの保存先」「AIの学習に使われるか」「私物か会社支給か」の3点です。この記事では、Notta MemoとPLAUD NOTEの公式情報を例に、確認項目と申請の通し方をまとめます。

会社で止められやすい理由はクラウド処理

AIボイスレコーダーが社内で止められやすいのは、録音データが社外のクラウドに送られるからです。ICレコーダーは本体の中で完結しますが、AIボイスレコーダーの文字起こしはサービス側のサーバーで行われます。

Notta Memoの公式ストア（英語版）の説明では、本体はネットにつながっていなくても録音でき、Wi-Fi接続時にクラウドへ同期されます。文字起こし・翻訳・要約は、そのクラウド側の機能です。PLAUD NOTEも、公式サイトでAI文字起こしはクラウド環境で処理されると案内しています。

情シスから見ると、AIボイスレコーダーは「録音機」ではなくクラウドサービスの入口です。会社が外部クラウドの利用を申請制にしている場合、同じ手続きが必要になります。

スマホの録音アプリと扱いが違う点

スマホの文字起こしアプリも、クラウドに送る点は同じです。違いは、会社の持ち込み機器ルールに引っかかるかどうかにあります。私物スマホは許可されていても、USBやBluetoothで接続する私物機器は別扱いの会社があります。スマホで済ませる場合との違いは「AIボイスレコーダーは必要？スマホ録音アプリとの違いで選ぶ」で整理しています。

情シスに確認する7項目

確認するのは、次の7項目です。上の3つが通らなければ、機種選びに進んでも使えません。

No.確認することなぜ聞くか
1社外クラウドへの業務データ保存は許可制か申請が要るかどうかが決まる
2データの保存場所（国内／海外）に条件があるか海外保存を禁じる規程がある会社がある
3入力データがAIの学習に使われるサービスは禁止か生成AIの社内ルールで最も多い論点
4私物の機器を業務で使ってよいか私物利用（BYOD）の規程に当たる
5録音してよい会議・相手の範囲社外の人や人事面談は別ルールのことが多い
6録音・文字起こしデータの保存期間と削除方法退職時や案件終了時の扱いが問われる
7第三者認証（ISO 27001・SOC 2）の提出が要るか稟議にセキュリティ資料を添付する会社がある

1〜3はサービスの公式情報で答えられる

1〜3の項目は、サービス側の公式情報を持っていけば話が早く進みます。 情シスの担当者が自分で調べ直す手間が減るためです。次の章で、Notta MemoとPLAUD NOTEの公式情報を並べます。

4〜6は会社のルールでしか決まらない

4〜6の項目は、会社の規程で答えが変わります。とくに5の録音範囲は、社外の相手には録音の同意が別に必要です。取引先との会議を録る場合の伝え方は「電話・通話を文字起こしするAIの選び方｜録音の壁と法律の注意点」にまとめています。

6の保存期間は、文字起こしサービス側にも保存の仕組みがあります。会社が「案件終了後に削除」と決めているなら、アプリ上で削除できるかを確認してください。

Notta MemoとPLAUD NOTEの公式情報

2機種とも、データは日本国内（AWS東京）に保存され、ISO 27001とSOC 2の認証を受けていると公式に案内されています。差が出たのは、AIの学習に使うかどうかの書き方です。

AIボイスレコーダー ｜ 会社で使う前の確認

Notta MemoとPLAUD NOTEの公式情報

最終確認日 2026-10-01・各社の公式サイト/ヘルプの記載より

保存場所第三者認証AI学習への利用
Notta Memo Notta社 ○ AWS東京 ○ ISO 27001・SOC 2 Type II △ 公式セキュリティページに明記なし
PLAUD NOTE Plaud社 ○ AWS東京（日本アカウント） ○ ISO 27001・SOC 2 Type II ほか ○ 学習に使わないと明記
  • ※Nottaの学習利用は、プランによる扱いを法人契約の前に書面で確認してください
  • ※認証の範囲・有効期限は各社の最新の公開情報で確認してください

AIツールナビ

Notta Memo（最終確認日：2026-10-01）

Nottaの公式セキュリティページによると、通信はTLS 1.2、保存データはAES-256で暗号化されています。ヘルプセンターでは、データは国内（AWSの東京データセンター）に保存されると案内されています。認証はISO/IEC 27001とSOC 2 Type IIで、ISO 27001は2023年9月に取得したと公式ニュースで発表されています。

法人向けには、公式セキュリティページでシングルサインオン（SSO）、操作ログ（監査ログ）、役割ごとの権限設定が案内されています。情シスが気にする「誰がいつ見たか」を後から追える点は、稟議で説明しやすい材料です。

注意したいのは、AIの学習に使うかどうかの記載です。公式セキュリティページには明記が見当たらず、外部の解説記事でも「有料プランは使わない」「匿名化して使う場合がある」と説明が分かれています。業務で使うなら、契約予定のプランで学習に使われないかを、Nottaの法人窓口に確認してから申請に進んでください。

Notta Memo本体は、ネットにつながっていない場所でも本体に録音でき、Wi-Fi接続時にクラウドへ同期する仕組みです（公式ストア英語版の説明）。同期のタイミングを自分で選べるため、社内Wi-Fiへの接続が禁止されている会社でも、許可された回線で同期する運用が組めます。

PLAUD NOTE（最終確認日：2026-10-01）

Plaudの日本向けプライバシー・セキュリティページによると、日本リージョンで登録したアカウントのデータはAWS東京リージョンに保存されます。通信時と保存時の両方で暗号化され、保存データにはAES-256などの方式が使われています。

認証は、ISO 27001・ISO 27701・SOC 2 Type II・HIPAA・GDPR・EN 18031を掲げています。AIの学習については「モデルの学習目的で利用することはない」と明記されており、項目3の質問に公式ページだけで答えられます。

一方で、文字起こしや要約に使う外部のAI事業者の名前や処理場所は、日本向けページには書かれていません。情シスから「どの国のAIが処理するのか」と聞かれた場合は、Plaudに問い合わせが必要です。法人向けにはTeamプランが用意されています。

申請を通すための4つの準備

申請は「便利だから」ではなく、情シスが判断に使う材料をそろえて出すと通りやすくなります。準備するものは次の4つです。

  1. 使う場面を限定して書く：「社内の定例会議のみ」「社外の会議は相手の同意を得た場合のみ」など
  2. 公式のセキュリティ情報を添付する：保存場所・暗号化・認証の公式ページのURLと確認日
  3. データの消し方を書く：誰が・いつ・どの操作で削除するか
  4. AI学習の扱いを書面で示す：公式ページの記載か、販売元からの回答

4の項目が埋まらないと、生成AIの社内ルールで止まるケースが多くなります。Notta Memoを選ぶ場合は、購入前に法人窓口へ問い合わせて回答を残しておくと、申請書にそのまま添付できます。

私物で買う前に決めておくこと

私物で買って業務に使う場合は、退職や異動のときにデータをどうするかを先に決めます。個人アカウントに業務の録音が残ったままになるのは、情シスが最も避けたい状態です。会社の共有アカウントか法人プランで使えるなら、そちらのほうが申請は通りやすくなります。

会社で使える見込みが立った人向け

7項目の確認が済み、社内の会議を記録する運用が決まったら、機種選びに進めます。Notta Memoは、すでにNottaをPCやスマホで使っている人が機器だけ足す形にしやすいのが特徴です。

よくある質問

情シスがない小さな会社ではどうすればいい？

小さな会社では、社長か総務の責任者に7項目の表を見せて口頭で合意を取り、メールで残すのが現実的です。規程がないからといって無断で使うと、後から問題になったときに個人の責任にされやすくなります。

録音した本人が退職したら、データはどうなる？

個人アカウントで使っていれば、データは本人のアカウントに残ります。退職時に削除する手順を申請書に書いておくか、会社のアカウントで使うのが安全です。

社外秘の会議でも使ってよい？

社外秘の会議は、会社のルール次第です。クラウド保存そのものが禁止されている会議では、どの機種を選んでも使えません。音声を外に出さない方法は「ローカル文字起こしツールの選び方｜音声を外に出さず使う基準」で紹介しています。

まとめ

AIボイスレコーダーを会社で使えるかどうかは、機種の性能よりも社内ルールとの相性で決まります。

  • 買う前に7項目を確認する（とくに保存場所・AI学習・私物利用）
  • Notta MemoとPLAUD NOTEは、どちらもAWS東京保存とISO 27001・SOC 2を公式に案内している
  • AI学習の扱いは、PLAUDが公式に「学習に使わない」と明記。Nottaは契約前の確認が必要

※料金・無料枠・機能は執筆時点のものです。最新は各公式でご確認ください。

あわせて読みたい

参考にした情報

  • Notta公式「セキュリティ」ページ・ヘルプセンター「データは国内に保存されていますか？」・ISMS認証取得のお知らせ（暗号化方式、保存場所、認証、法人向け機能／最終確認日：2026-10-01）
  • Notta公式ストア「Notta Memo」（オフライン録音とWi-Fi同期の仕組み／最終確認日：2026-10-01）
  • Plaud日本公式「プライバシー保護とデータ安全性への取り組み」「日本ユーザー向けのセキュリティ体制と取り組みについて」（保存場所、暗号化、認証、AI学習の扱い／最終確認日：2026-10-01）