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AI議事録を社外に共有する手順｜リンクの期限とパスワード

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AI議事録を社外に送るなら、共有リンクに有効期間とパスワードを付け、見せる中身を「AI要約」に絞るのが基本です。正式な記録として手元に残してもらう必要があるときだけ、PDFで送ります。共有リンクは送ったあとに止められますが、PDFは一度送ると取り消せません。

この記事では、Nottaの公式ヘルプセンターを2026-09-30に読み、社外共有の設定を手順にまとめました。筆者がNottaの有料プランを契約して試した記録ではありません。仕様はすべて公式の記載によるものです。

共有リンクとPDFの違い

社外に議事録を渡す方法は、Nottaの場合「共有リンク」と「ファイルのダウンロード」の2つです。違いは、送ったあとに手を打てるかどうかにあります。

AI議事録 ｜ 社外への渡し方

共有リンクとPDFの違い

Notta公式ヘルプの記載をもとに整理（2026-09-30確認）

使えるプラン送ったあとに止める送ったあとの編集
共有リンク 期限・パスワードを設定できる ○ すべてのプラン ○ トグルで停止できる △ 相手の画面にも反映される
PDFなどのダウンロード 記録として相手に残る △ プレミアム以上 × 送ったら取り消せない ○ 送った時点の内容で固定
  • ※共有リンクはログイン不要で開けます。リンクを知っている人は誰でも見られる前提で扱ってください
  • ※仕様は変わることがあります。最新はNottaの公式ヘルプでご確認ください

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共有リンクの中身は、あとで編集すると相手の画面にもそのまま反映されます。公式ヘルプはこれを「常に最新の内容を共有できる」利点として説明しています。裏を返すと、送ったあとに社内向けのメモを書き足すと、それも相手に見えてしまいます。

Nottaの共有リンクを安全に送る手順

共有リンクはフリープランを含むすべてのプランで使えます。ヘルプによると、操作できるのは「編集可能」以上の権限を持つ人です。以下はWeb版の手順です。

  1. 共有したいノートを開き、右上の「共有」をクリックする
  2. 「公開共有」を開き、「外部共有」をオンにする
  3. 共有する中身として「文字起こし」か「AI要約」のどちらかを選ぶ
  4. 有効期間を選び、パスワード保護をオンにする
  5. 「リンクをコピー」でリンクを取り、相手に送る

外部共有をオンにすると、ノートのタイトルの横に「外部共有中」と出ます。共有中かどうかは、この表示で見分けられます。

見せる中身はAI要約から検討

取引先が知りたいのは、決まったことと次の作業です。全文の文字起こしには、雑談や言い間違いもそのまま残ります。まずAI要約で足りるかを考え、全文は求められたときだけ出すほうが、見せなくてよい発言を外に出さずに済みます。

「文字起こし」を選ぶと「録画を非表示」という項目が出ます。動画を見せたくないときは、この項目をオンにします。リアルタイム録音中のノートは、共有リンクではテキストだけの表示です。ヘルプによると、音声や動画は確認できません。

有効期間は案件の区切りに合わせる

有効期間は日数から選ぶ形式です。選べる日数の一覧はヘルプに書かれていません（未確認）。議事録の確認期間が1週間なら、それより少し長い期間にしておくと、期限切れの問い合わせを減らせます。

パスワードはリンクと別の経路で伝える

パスワードは自動で作られ、ヘルプには「変更やカスタマイズできません」とあります。リンクと同じメールにパスワードを書くと、メールの誤送信1回で両方が漏れます。リンクはメール、パスワードはチャットや電話のように経路を分けると、誤送信したときの被害を抑えられます。

送る前に見直す3つの点

共有リンクは送った瞬間から相手が開けます。送る前に、次の3点をノートの画面で確かめます。

  • 話者名：話者の名前が入っていないと、相手はだれの発言か分かりません。社内での呼び名が社外向けに適切かも見ます
  • 社内だけの話：値引きの上限や他社の名前など、相手に見せない前提の発言が要約に入っていないかを確認します
  • 固有名詞の誤変換：取引先の社名や担当者名の変換ミスは、そのまま相手の目に入ります

共有後に社内向けの書き足しが必要になったら、先に外部共有をオフにします。それが難しい場合は、社内用のメモを議事録とは別の場所に書きます。

共有を止める方法と期限切れ後

共有を止めるときは、同じ「外部共有」のトグルをもう一度クリックします。モバイルアプリでは、「共有とエクスポート」を開いてトグルをオフにします。

止めるタイミングの目安は次のとおりです。

  • 相手の確認が終わり、返信をもらったとき
  • 送り先を間違えたと気づいたとき
  • 取引が終わり、議事録を見せる理由がなくなったとき

送り先を間違えたときは、有効期間を待たずにすぐオフにします。 リンクはログイン不要で開けるため、期限まで放置する理由はありません。

PDFで送るときの注意

PDFで送る方法は、相手が社内の決裁に回すなど、記録を手元に残す必要があるときに向きます。Nottaのダウンロード機能は、プレミアムプラン以上で使えます（最終確認日：2026-09-30）。

ヘルプによると、選べる形式と主なオプションは次のとおりです。

項目内容
ファイル形式テキスト（.txt）・Word（.docx）・字幕（.srt）・PDF（.pdf）・Excel（.xlsx）
含める内容文字起こし・AI要約・話者・経過時間・コメント・ブックマークなどを選べる
その他「共有リンクを含める」を選べる（txt・docx・pdf・xlsx）

社外に出すPDFでは「コメントを含める」と「共有リンクを含める」を外しておくと安全です。コメントには社内のやりとりが入りがちです。共有リンクを含めると、PDFを受け取った人がリンクからノートを開ける状態になります。AI要約だけを出したいときは、「文字起こしを含める」のチェックを外します。

PDFは送った時点の内容で固定されます。のちに議事録を直しても、相手の手元のファイルは古いままです。修正版を送るときは、ファイル名に日付や版を入れて区別します。

会社として外部共有を止める設定

チームでNottaを使う場合、個人の判断で社外に共有されるのが心配なこともあります。ビジネスプラン以上では、ワークスペースのオーナーが外部共有そのものを無効にできます。

  • 外部共有の無効化：オーナーが「設定」→「セキュリティ」→「機能制限」の「外部共有設定」で切り替える
  • IPアドレス制限：登録したIPアドレスからだけワークスペースに入れる（ビジネスは20件まで）
  • ノートごとのアクセス権：「フルアクセス」から「アクセス不可」まで5段階で設定できる

アクセス権のうち、エクスポートができるのは「編集＆ダウンロード可能」以上です。「閲覧のみ」の人はノートを見られますが、ファイルとして持ち出せません。社内でも見る人と持ち出せる人を分けたいときに使います。

ヘルプの初期設定の説明では、新しく作ったノートは「作成者のみ」がアクセスできる状態です。ワークスペース全員への自動共有に切り替えている場合は、社外共有とは別に社内の見える範囲も確認します。

よくある質問

相手はNottaのアカウントが必要ですか

不要です。モバイルアプリの説明には「リンクを知っている全員がアクセスでき、ログインは不要です」とあります。相手に負担をかけない一方で、リンクが転送されれば第三者も開けます。パスワード保護を付けるのはこのためです。

フリープランでも期限とパスワードは付けられますか

共有リンクの機能はヘルプで「すべてのプラン」と案内されています。有効期間とパスワードは、共有リンクの詳細設定として同じ記事で説明されています。ただし、プランごとに設定項目が変わるかどうかの明記はありません（未確認）。実際の画面で確かめてから送ってください。

全文の一部だけを共有できますか

できます。Web版では、共有したいテキストブロックをドラッグで選んで「共有」を押すと、その部分だけのリンクが作られます。質疑応答の一部だけを相手に見せたいときに使えます。

録音を社外に共有してよいかの判断は

共有の前に、会議の参加者が録音と記録の利用を知っていることが前提です。取引先への伝え方は、AI議事録ボットの自動参加で失敗しない設定｜取引先への伝え方にまとめています。

状況別の早見

  • 議事録の確認だけしてほしい：AI要約を共有リンクで送る。期限とパスワードを付ける
  • 相手の社内決裁に回してもらう：PDFで送る。コメントと共有リンクは外す
  • 全文を求められた：文字起こしで共有し、動画が不要なら「録画を非表示」をオン
  • 送り先を間違えた：すぐに外部共有をオフにする
  • 社員の社外共有を止めたい：ビジネスプラン以上で外部共有を無効化する

Nottaのプラン別の仕様（最終確認日：2026-09-30）は次のとおりです。

  • 共有リンク：すべてのプラン
  • ダウンロード：プレミアム以上
  • 外部共有の無効化・アクセス権の個別設定：ビジネス以上
  • フリープランの文字起こし：1回3分・月120分まで

※料金・無料枠・機能は執筆時点のものです。最新は各公式でご確認ください。

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参考にした情報

  • Notta ヘルプセンター「共有リンクを使った外部へのノート共有」（2026-09-23更新。共有の手順、見せる中身の選択、有効期間とパスワード、編集の反映。https://support.notta.ai/hc/ja/articles/12608336275611 。最終確認日：2026-09-30）
  • Notta ヘルプセンター「文字起こしデータをダウンロードする」「Nottaプラン別機能一覧」「Notta料金プランの選び方」（ダウンロードの対象プランと出力オプション、プラン別の機能と上限。https://support.notta.ai/hc/ja/articles/10856013853979 ほか。最終確認日：2026-09-30）
  • Notta ヘルプセンター「外部ユーザーとの共有を制限する」「アクセス権について」「ワークスペース単位の内部共有設定」（外部共有の無効化、5段階のアクセス権、初期の公開範囲。https://support.notta.ai/hc/ja/articles/10814906872859 ほか。最終確認日：2026-09-30）