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AI議事録ボットが取引先の会議に勝手に入る原因は、ほぼ「カレンダー連携の自動参加」です。Notta公式ヘルプによると、連携したカレンダーのうち会議URLを含む予定は、Web会議として自動で扱われます。自動参加の対象を「社内会議」に絞り、社外の会議は1件ずつ手動で入れると、無断で商談に入る事故はほぼ防げます。

この記事は、Nottaヘルプセンターの記事を2026-09-27に読み直してまとめたものです。筆者がNottaの有料プランを契約して取引先との会議で試した記録ではありません。設定名や仕様は、すべて公式の記載によります。

ボットが取引先の会議に入る仕組み

Nottaのカレンダー連携は、予定に会議URLがあるだけでWeb会議と判断します。 公式ヘルプ「カレンダー連携によるWeb会議の文字起こし」（2026-08-31更新・最終確認日：2026-09-27）の記載は次のとおりです。

• 対象のカレンダー：GoogleカレンダーとOutlookカレンダー
• 対象の会議ツール：Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex
• 同期される範囲：当日を含む2週間先までの予定
• 同期されない予定：終日の予定、終了が夜中の0時の予定、日をまたぐ予定

取引先から届いた招待をカレンダーに入れた時点で、その商談もボットの参加候補に並びます。自動参加の対象を「すべての予定」にしていると、社内の定例と取引先との商談の区別はされません。予定の作成者が自分か相手かも、判断の材料になりません。

入室のしかたも知っておくと、相手の画面で何が起きるか想像できます。公式ヘルプ「Web会議の文字起こし」（2026-07-17更新・最終確認日：2026-09-27）によると、ボットは外部の参加者として会議に入ります。待機室やロビーがある会議では、ホストの承認が必要です。ホストが5分以内に承認しないと、ボットは自動で退出します。

自動参加の対象を絞る4つの設定

無断参加を防ぐ設定は、Notta Web版「Web会議の予定」画面の歯車アイコンにあります。 自動参加の設定項目は4つあります。

設定	できること	取引先の会議を守る使い方
会議の種類	「すべての予定」「社内会議」「外部会議」から1つ選ぶ	「社内会議」を選ぶ
自動参加許可リスト	会議タイトルに指定の言葉があれば自動参加の対象にする	「定例」など社内会議の決まった言葉を入れる
自動参加除外リスト	会議タイトルに指定の言葉があれば対象から外す	「商談」「面談」「打ち合わせ」などを入れる
予定ごとの自動参加トグル	予定を1件ずつオン・オフする	社外の会議は、相手の了承を得てから手動でオンにする

出典は前述の公式ヘルプ「カレンダー連携によるWeb会議の文字起こし」です。

社内会議の判定はメールのドメイン

公式ヘルプによると、「社内会議」は招待された人のメールアドレスのドメインが自分と同じ予定です。ドメインが違う人が1人でも入れば「外部会議」として扱われます。Gmailなどのフリーメールで仕事をしている個人事業主は、社内と社外の区別がドメインでは付きません。 その場合は「会議の種類」に頼らず、許可リストか予定ごとのトグルで管理するほうが確実です。

設定後に対象の予定を確認する

設定画面の右下にある「Notta Botの予定イベントを確認」を押すと、条件に合う予定の一覧が出ます。取引先の名前が入った予定が並んでいないかを、設定を変えたら毎回見てください。公式ヘルプには、開始まで10分を切った会議は自動参加を有効にできない場合があるとも書かれています。直前に入った商談は、自動参加の設定に頼らず手動で扱ってください。

取引先への伝え方と文例

相手に伝えるタイミングは、会議の案内・会議の冒頭・ボットの表示の3か所です。 公式ヘルプ「ボットなしでWeb会議を録音する方法」（2026-09-04更新・最終確認日：2026-09-27）には、次の一文があります。「Nottaがユーザーに代わって同意の確認を行うことはありません」。了承を取るのは使う人の役目です。

会議の案内に書く一文

招待メールやカレンダーの説明欄に、次のように書いておくと、相手は会議の前に断れます。

当日の議事録作成のため、AI文字起こしツール（Notta）の記録用ボットが参加します。録音・文字起こしの内容は議事録作成にのみ使い、共有は参加者に限ります。記録を控えたい場合は、事前にお知らせください。ボットを入れずに進めます。

「何のために」「誰まで共有するか」「断る方法」の3点を入れておくと、相手が判断しやすくなります。上の文面は筆者の作例です。共有の範囲は、自分が実際に守れる内容に書き換えてください。

会議の冒頭で口頭で確かめる

案内を読んでいない参加者もいます。冒頭で「記録用のボットが入っていますが、よろしいでしょうか」と一言確かめてください。途中から加わった人がいれば、その時点でもう一度伝えます。

ボットの名前と通知で見せる

Nottaの設定では、相手の画面での見え方を3つ変えられます（前述の「カレンダー連携」の公式ヘルプより）。

• ボットの表示名：自分の名前入りに変えられます（例「山田の記録用Notta」）。変えられるのはZoom・Teams・Webexだけです
• 録音通知バナー：オンにすると、録音中であることを参加者全員の画面に出します
• 録画開始メッセージ通知：録画を始めたとき、指定した文面を会議のチャット欄に自動で送ります

フリープランには制限があります。公式ヘルプ「Web会議の文字起こし」によると、フリープランではボットの名前を変えられません。録音通知バナーを消す機能も使えません。Google Meetでは設定によって名前が反映されず、「Notta Bot」と表示される場合があるとも書かれています。

断られたときの止め方

相手が録音を断ったら、ボットを参加者リストから外せば録音と文字起こしは止まります。 公式ヘルプ「Web会議の文字起こし」は、会議の途中でボットが不要になったときの手順として挙げています。4つの会議ツールすべてで同じ方法です。

止め方は3通りあります。

1. 会議ツールの参加者リストから、ボットを削除する
2. Notta Web版かアプリで、文字起こし中のノートを開いて「録音終了」を押す
3. ホストなら、待機室やロビーでボットの入室を承認しない（5分で自動退出）

止めたあとは、途中まで録れたノートの扱いも相手に伝えてください。Nottaでは、止めるまでの録音と文字起こしがワークスペースに保存されます。消すと約束したなら、その場でノートを削除します。

相手がホストのZoomは相手の承認が必須

Zoomでは、ボットの入室承認とは別に「録画承認」があり、ホストはこの承認を飛ばせません。 公式ヘルプ「Zoomミーティングに参加できない時の対処方法」（2026-05-06更新・最終確認日：2026-09-27）によると、ボットは外部参加者として録画を求めます。ホストの画面には「Nottaがこのミーティングのレコーディングをリクエストしています」と出ます。ホストが承認して初めて記録が始まります。

取引先が主催するZoomでは、相手が承認しない限りNotta Botは記録できません。例外もあります。公式ヘルプによると、「ホスト承認の必須化」をオフにすると、ホストの承認なしで録画できます（Zoom会議のみ）。自分が主催する会議でこの設定を使うなら、相手への事前の案内は欠かせません。

ボットを入れない会議の記録方法

取引先がボットの入室を嫌う場合、Nottaにはボットを入れずに録る方法もあります。 ただし、相手から見えなくなるぶん、了承を取る責任は重くなります。

Notta ｜ Web会議の録り方

Notta BotとBotなし録音の違い

相手からの見え方と、承認の手間が変わります

→ 表は横にスクロールできます

	相手から見えるか	ホストの承認	対応する会議ツール
Notta Bot Web版・アプリ・デスクトップ版	○ 参加者リストに表示	△ 待機室ありなら必要	△ Zoom・Meet・Teams・Webex
デスクトップ版のBotなし録音 PCの音声を直接録る	× 相手には通知されない	○ 不要	○ ブラウザの会議も可
録音しない（手でメモ） 費用なし	○ 記録していると伝えやすい	○ 不要	△ 発言の聞き漏らしが出る

公式ヘルプ「Nottaデスクトップ版とNotta Botの使い分けについて」（2026-07-22更新）によると、Botなし録音はPCのマイクとPCで流れる音声を直接録ります。参加者リストにボットは出ず、他の参加者には文字起こしされていることが通知されません。 相手から見えないので、「ボットがいないから録っていない」と相手が受け取る恐れがあります。Botなし録音を使う会議こそ、冒頭で口頭で伝えてください。

Botなし録音の条件は、公式ヘルプ「ボットなしでWeb会議を録音する方法」に書かれています。

• Nottaデスクトップ版が必要（すべてのプランで利用可能）
• macOS 14.4以降・Windows 10以降は、相手の声まで録れる
• macOS 11〜12は自分のマイクの音しか録れない
• PCで鳴る通知音や音楽も一緒に録られるため、ほかの音声は閉じておく

録ったあとの共有で漏らさない設定

会議の記録で一番気をつけたいのは、録音より共有リンクの扱いです。 公式ヘルプ「共有リンクを使った外部へのノート共有」（2026-09-23更新・最終確認日：2026-09-27）には、アプリの共有リンクについて次の記載があります。「リンクを知っている全員がアクセスでき、ログインは不要です」。

取引先に議事録を送るときは、共有リンクに次の2つを付けてください。

• リンクの有効期間：日数を選んで、期限が来たら見られなくする
• パスワード保護：自動で作られるパスワードを、リンクとは別の手段で伝える

共有リンクの中身は、あとで編集すると相手側にもそのまま反映されます。送ったあとに社内向けのメモを書き足さないよう、社内用と社外用のノートを分けると安全です。社外への共有そのものを止める設定もあります。公式ヘルプ「外部ユーザーとの共有を制限する」によると、外部共有の無効化はビジネス以上のプランで使えます。

同僚と同じ会議に入る場合

同じワークスペースの複数人が同じ予定で自動参加をオンにしても、ボットは1台だけ入ります。公式ヘルプ「Notta Botの集約機能について」（2026-09-07更新）の記載です。ただし集約はワークスペースごとです。別のワークスペースから自動参加をオンにした人がいれば、ボットは2台入ります。取引先の画面にボットが2台並ばないよう、誰の設定で入れるかを事前に決めてください。

商談の記録に使うなら必要なプラン

取引先との会議を通して記録するなら、フリープランでは足りません。 公式ヘルプ「Notta料金プランの選び方」（2026-09-21更新・最終確認日：2026-09-27）によると、プランごとの上限は次のとおりです。

プラン	1回あたりの上限	月間の文字起こし時間
フリー	3分まで	120分まで
プレミアム	5時間まで	1,800分まで
ビジネス	5時間まで	無制限

フリープランは、ボットの名前を変えられない点も取引先との会議では不利です。相手の画面には「Notta Bot」とだけ表示され、誰が入れたボットかが伝わりません。名前入りのボットで記録したい人は、プレミアム以上が前提です。料金は変わることがあるため、申し込む前に公式の料金ページで確認してください。

AI議事録ボットのよくある質問

Q. ボットが入っているのに、相手が気づかないことはありますか？ Notta Botは参加者リストに表示されます。ただし、参加者リストを開かない人には見えません。録音通知バナーや録画開始メッセージをオンにしておくと、画面とチャット欄の両方で気づいてもらえます。どちらも、会議冒頭の口頭の確認の代わりにはなりません。

Q. 取引先がホストで、待機室のボットを承認してくれません。 公式ヘルプによると、ホストが5分以内に承認しないとボットは自動で退出します。承認されないのは、記録を望んでいない合図と受け取るのが無難です。記録が必要なら、会議のあとに要点をメールで送り、内容を確かめてもらう方法があります。

Q. Teamsの会議にボットが入れません。 公式ヘルプ「Web会議の文字起こし」によると、ログインが必要なTeams会議にNotta Botは対応していません。Zoomのウェビナー、Webexのウェビナーも対象外です。原因の切り分けは、Web会議の文字起こしが使えない原因｜プラン・権限の壁と代替にまとめています。

Q. 相手の了承なしに録音すると法律違反になりますか？ 録音の法的な扱いは、状況によって変わります。Nottaの公式ヘルプも、国や地域によっては全員の同意が必要な場合があると書いています。通話録音の法律の整理は、電話・通話を文字起こしするAIの選び方｜録音の壁と法律の注意点で扱っています。判断に迷う取引なら、弁護士など専門家に確認してください。

Q. 自動参加をやめたいときは？ 「Web会議の予定」画面の歯車アイコンから、「カレンダー予定への自動参加」をオフにします。特定の予定だけ止めたいなら、その予定の「自動参加」トグルをオフにしてください。

状況別の設定早見

• 社内の定例だけ自動で記録したい：会議の種類を「社内会議」にし、除外リストに「商談」「面談」を入れる
• フリーメールで仕事をしている：ドメインで社内外を分けられないため、許可リストに社内会議の決まった言葉を入れる
• 取引先との商談も記録したい：招待文に一文を書き、了承を得た予定だけ手動で自動参加をオンにする
• 相手が録音を断った：ボットを参加者リストから削除し、途中まで録れたノートの扱いを伝える
• 相手がボットを嫌うが記録は必要：了承を得たうえでデスクトップ版のBotなし録音を使う
• 議事録を取引先に送る：共有リンクに有効期間とパスワードを付ける

採用面接のように相手が断りにくい場面の伝え方は、採用面接の録音をAIで文字起こし｜応募者への同意の伝え方で整理しています。

※料金・無料枠・機能は執筆時点のものです。最新は各公式でご確認ください。

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参考にした情報

• Notta ヘルプセンター「カレンダー連携によるWeb会議の文字起こし」「Web会議の文字起こし」「Zoomミーティングに参加できない時の対処方法」（自動参加の設定項目、ボットの表示名・通知バナー、ホスト承認、止め方。https://support.notta.ai/hc/ja/articles/12922256436251 ほか。最終確認日：2026-09-27）
• Notta ヘルプセンター「ボットなしでWeb会議を録音する方法」「Nottaデスクトップ版とNotta Botの使い分けについて」（Botなし録音の仕組みと、同意の確認は使う人の責任である旨。https://support.notta.ai/hc/ja/articles/48346134781339 ほか。最終確認日：2026-09-27）
• Notta ヘルプセンター「共有リンクを使った外部へのノート共有」「外部ユーザーとの共有を制限する」「Notta Botの集約機能について」「Notta料金プランの選び方」（共有リンクの期限・パスワード、プラン別の上限。https://support.notta.ai/hc/ja/articles/12608336275611 ほか。最終確認日：2026-09-27）